Satispay

Politique de confidentialité de services de bien-être

1. Qui est le responsable du traitement et comment contacter le DPO?

SatisWelfare S.p.A. («Satispay»), dont le siège social est situé à Milan, Piazza Fidia n° 1, code fiscal et numéro d'inscription au registre du commerce de Milan 12408640964.

Satispay a nommé un responsable de la protection des données («DPO») qui fournit une assistance pour toute question concernant le traitement des données que nous effectuons et/ou la manière d'exercer les droits prévus par la législation applicable. Il est possible de contacter le DPO en écrivant à dpo@satispay.com.

2. Qui traite les données personnelles de Satispay?

Satispay traite les données personnelles relatives :

  • les représentants légaux et/ou les propriétaires effectifs des commerces conventionnés pour l'acceptation de chèques-repas, de bons d'achat et d'autres produits de bien-être au travail, ainsi que les commerçants qui utilisent les services de paiement offerts par Satispay Europe S.A., afin de proposer et de fournir des services à valeur ajoutée;
  • les employeurs souhaitant fournir à leurs employés et collaborateurs les services de bien-être proposés par Satispay, ainsi que les employés et collaborateurs de ces employeurs.

3. Comment Satispay collecte-t-elle les données personnelles?

Dans le cadre de la fourniture de ses propres services (collectivement, les «Services»), Satispay collecte les données personnelles directement auprès des personnes concernées ou, dans le cas des données relatives aux commerces, également par l'intermédiaire de la société Satispay Europe S.A. En outre, Satispay peut également collecter les données personnelles des représentants légaux des commerçants, des employeurs et/ou de leurs « points de contact » auprès de tiers, tels que des partenaires chargés de mener des campagnes de génération de prospects (lead generation) et/ou des sociétés tierces détentrices de bases de données ayant fourni des garanties quant à la licéité de la collecte. Les données personnelles des employés et des collaborateurs bénéficiant des services de bien-être social seront également collectées par l'intermédiaire de leurs employeurs respectifs qui les partageront avec Satispay.

4. Quels types de données personnelles Satispay traite-t-elle? À quelles fins et sur quelle base juridique?

Satispay traite les données d'état civil (par exemple, nom, prénom, numéro de TVA, etc.), de contact (e-mail, numéro de téléphone), des données financières (par exemple, le chiffre d’affaires) et des données relatives aux Services utilisés aux fins suivantes et en vertu des bases juridiques indiquées ci-dessous:

  • pour répondre et contacter les personnes intéressées par les Services, dans la mesure où ce traitement est nécessaire à l'exécution de mesures précontractuelles adoptées à leur demande (art. 6.1, lettre b, GDPR). Les communications entre Satispay et les personnes concernées, y compris les appels téléphoniques, peuvent être enregistrées et contrôlées afin de conserver une documentation appropriée et de vérifier les indications fournies par la personne concernée quant à ses besoins et/ou préférences en lien avec la fourniture des Services. En outre, dans certains cas, les appels peuvent être passés au moyen d’outils automatisés (par exemple, des assistants virtuels ou des bots) fondés sur des systèmes d’intelligence artificielle;
  • pour permettre la fourniture correcte et l’utilisation ultérieure des Services, y compris l'envoi de communications nécessaires à la fourniture de ces Services ainsi qu'à l'assistance à la clientèle, dans la mesure où ce traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie (art. 6.1, lett. b, GDPR). Les communications entre Satispay et les personnes concernées, y compris les appels téléphoniques, peuvent être enregistrées et contrôlées afin de conserver une documentation appropriée et de vérifier les indications fournies par la personne concernée quant à ses besoins et/ou préférences en lien avec la fourniture des Services;
  • pour se conformer aux obligations légales relatives à la fourniture des Services, ainsi qu'aux demandes des autorités compétentes auxquelles Satispay est soumise (art. 6.1, lett. c, GDPR);
  • pour effectuer des analyses visant à améliorer et à rendre les Services plus efficaces, ainsi qu’au développement de nouveaux services, y compris par l'envoi de sondages, sur la base d'un intérêt légitime de Satispay et/ou des employeurs (art. 6.1, lett. f, GDPR). Satispay a en effet un intérêt légitime à améliorer constamment ses services et/ou à en développer de nouveaux, en tenant également compte des besoins spécifiques de ses clients, y compris des bénéficiaires ultimes de ses services. Cet intérêt est conforme aux attentes légitimes des clients de bénéficier d’un service toujours fonctionnel et adapté à leurs besoins. Veuillez noter que les sondages, envoyés par e-mail et/ou administrés par téléphone, peuvent également être adressés aux employés ou collaborateurs des employeurs, en tant que bénéficiaires ultimes des Services. En outre, les communications entre Satispay et les personnes concernées, y compris les appels téléphoniques, peuvent être enregistrées et contrôlées à des fins de formation du personnel et de contrôle de la qualité;
  • pour envoyer des communications visant à promouvoir les Services, ainsi qu'à informer les personnes concernées des dernières mises à jour et/ou fonctionnalités relatives aux Services, sur la base d'un intérêt légitime de Satispay (art. 6.1, lett. f, GDPR). Satispay a en effet un intérêt légitime à informer ses clients de toutes les mises à jour des services fournis et/ou de tout nouveau service, y compris ceux liés et/ou complémentaires aux services déjà achetés, ainsi qu’à informer ses clients sur la bonne utilisation des services fournis. Cet intérêt est conforme aux attentes légitimes des clients d’être tenus informés des services achetés, ainsi que d’être correctement informés sur la meilleure façon de les utiliser, compte tenu de leurs besoins;
  • pour envoyer, par l'intermédiaire de partenaires commerciaux, des communications visant à promouvoir les Services, sur la base du consentement préalable des personnes concernées, fourni directement à ces partenaires (art. 6.1, lettre a, GDPR);
  • pour donner suite aux demandes ou communications de toute nature provenant des personnes concernées, sur la base d'un intérêt légitime de Satispay à répondre correctement à toute demande ou communication des personnes concernées (art. 6.1, lettre f, GDPR). Cet intérêt est conforme aux attentes légitimes de la personne concernée de recevoir une réponse complète et rapide à toute demande adressée à Satispay;
  • pour établir, exercer ou défendre les droits de Satispay et/ou de ses employés, ainsi que pour réaliser des opérations commerciales (par exemple, en cas de faillite, fusion, acquisition, réorganisation, cession d'actifs et/ou transferts), sur la base d'un intérêt légitime à établir, exercer ou défendre ses propres droits et/ou les droits de ses employés, ainsi qu'à réaliser des opérations essentielles à son activité (art. 6.1, lettre f, GDPR). Cet intérêt légitime de Satispay prévaut sur les droits et libertés de la personne concernée, dans la mesure où il repose sur le droit de Satispay à la protection juridictionnelle (garanti par la loi) et sur la nécessité pour Satispay d'assurer la continuité de son activité. La personne concernée peut raisonnablement s'attendre à un tel traitement, et Satispay limite le traitement des données à ce qui est strictement nécessaire, en appliquant des garanties appropriées de confidentialité et de sécurité.

5. Qui peut recevoir les données personnelles?

Seulement si cela est strictement nécessaire, Satispay peut partager les données personnelles avec:

  • les fournisseurs de services informatiques, de communication et de marketing, de conformité, d'assistance et de gestion des clients;
  • son propre personnel, y compris celui de l'ensemble du groupe Satispay (qui fournit des services intragroupe), ainsi que les partenaires commerciaux pour des raisons liées aux Services;
  • les employeurs qui offrent des services de protection sociale à leurs employés et collaborateurs. En particulier, Satispay peut partager les noms des employés/collaborateurs qui utilisent les services de protection sociale, sans toutefois fournir d'autres informations sur la manière dont ils utilisent effectivement ces services;
  • si nécessaire, les autorités compétentes, y compris les institutions financières, les tribunaux, les forces de l'ordre et les administrations publiques.

Ces destinataires peuvent agir en tant que responsables autonomes du traitement ou en tant que sous-traitants. Les sous-traitants suivent les instructions de Satispay.

6. Où les données sont-elles conservées et où peuvent-elles être transférées?

Les données personnelles sont conservées sur des serveurs situés dans l’Union européenne. Si nécessaire à des fins spécifiques, les données personnelles sont également transférées à des sociétés situées en dehors de l'Union européenne. Dans ce cas, Satispay s’assure que les données sont traitées de manière sécurisée et qu'elle a conclu des accords garantissant un niveau de protection adéquat et/ou incluant les clauses contractuelles types prévues par la Commission européenne.

7. Comment Satispay garantit-il la sécurité des données personnelles?

Satispay a adopté des mesures internes solides de sécurité des données ainsi que des mesures techniques (telles que la séparation, le cryptage, la pseudonymisation et l'anonymisation) pour protéger les données personnelles contre les pertes accidentelles, les utilisations abusives, les altérations, la destruction et/ou les accès non autorisés.

8. Pendant combien de temps Satispay conserve-t-elle les données personnelles?

Satispay conserve les données personnelles pendant le temps nécessaire pour atteindre des objectifs spécifiques et respecter les lois applicables. En particulier:

  • aux fins visées aux paragraphes 4.a), 4.b) et 4.g) ci-dessus, Satispay conserve les données personnelles pendant la durée du contrat ou de la relation précontractuelle. Aux fins visées aux paragraphes 4.a) et 4.b), en ce qui concerne les enregistrements des appels téléphoniques avec le client, y compris toute transcription intégrale de l’appel, Satispay conserve ces données pendant une durée de 24 heures à compter du moment où l’appel a été passé. Si des problèmes techniques empêchent la suppression après 24 heures, l’enregistrement sera dans tous les cas automatiquement supprimé au plus tard après 72 heures. Passé ce délai, Satispay ne conserve qu’un résumé du contenu de l’appel. Lorsque l’appel a été passé par l’intermédiaire d’un système automatisé fondé sur l’intelligence artificielle, l’enregistrement et toute transcription pourront être conservés pendant une durée maximale de 7 jours à compter du moment où l’appel a été passé;
  • aux fins visées aux paragraphes 4.c) et 4.h) ci-dessus, les données seront conservées pendant la durée requise par la loi applicable. En particulier, Satispay conserve ces données pendant 10 ans à compter de la fin de la relation contractuelle concernée;
  • aux fins visées aux paragraphes 4.d) et 4.e) ci-dessus, Satispay conserve les données jusqu'à ce que la personne concernée demande de ne plus les utiliser ou en demande la suppression et, dans tous les cas, pas au-delà de la durée de la relation contractuelle correspondante. En ce qui concerne les enregistrements des appels téléphoniques avec le client, y compris toute transcription intégrale de l’appel, aux fins visées au paragraphe 4.d), Satispay conserve ces données pendant une durée de 24 heures à compter du moment où l’appel a été passé. Si des problèmes techniques empêchent la suppression après 24 heures, l’enregistrement sera dans tous les cas automatiquement supprimé au plus tard après 72 heures. Passé ce délai, Satispay ne conserve qu’un résumé du contenu de l’appel;
  • aux fins visées au paragraphe 4.f) ci-dessus, Satispay conserve les données jusqu'à ce que le consentement soit révoqué ou que leur suppression soit demandée et, dans tous les cas, pas au-delà de la durée de la campagne de marketing pour laquelle le consentement des personnes concernées a été recueilli.

Dans tous les cas, les données personnelles peuvent être conservées plus longtemps en cas de litige ou de demande des autorités compétentes.

9. Quels sont les droits des personnes concernées?

Les personnes concernées peuvent exercer à tout moment les droits suivants:

  • le droit de savoir si leurs données personnelles sont traitées et, dans l'affirmative, d'en recevoir une copie (droit d’accès);
  • le droit de corriger des données personnelles inexactes ou non mises à jour (droit de rectification);
  • le cas échéant, le droit d'obtenir l'effacement de leurs données personnelles (droit à l’effacement);
  • le cas échéant, le droit de limiter le traitement de ses données personnelles;
  • le droit de recevoir et de partager ses données personnelles avec un autre responsable du traitement dans un format couramment utilisé (droit à la portabilité des données);
  • le cas échéant, le droit de s'opposer au traitement des données fondé sur l'intérêt légitime (droit d’opposition). Si vous souhaitez vous opposer aux communications de marketing direct, vous pouvez également cliquer sur « Se désabonner » au bas de toute communication;
  • le droit de révoquer son consentement pour des activités spécifiques de traitement des données.

Pour exercer ces droits, vous pouvez contacter dpo@satispay.com.

Les personnes concernées ont également le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente en matière de protection des données personnelles. Toutefois, les personnes concernées sont invitées à contacter préalablement Satispay afin de résoudre tout problème à l'amiable et dans les meilleurs délais.